Hồ Chí Minh Cách sắp xếp lưu trữ hồ sơ theo thứ tự vần, mẫu tự

Thảo luận trong 'Chợ Linh Tinh' bắt đầu bởi quangkhai77, 5/9/16.

  1. quangkhai77

    quangkhai77 Member

    Tham gia ngày:
    20/8/16
    Bài viết:
    39
    Điểm thành tích:
    6
    Giới tính:
    Nam
    Cách sắp xếp luu ho so theo thứ tự chữ cái được dựa trên tên hồ sơ, và việc phân chia thành nhóm nhỏ hệ thống có thể đạt được trên một cơ sở khoa học nhất định và chúng đều có những ưu và nhược điểm khác nhau. Đối với việc lưu trữ hồ sơ thường có lợi nhuận tham chiếu trực tiếp được trao đổi cho hồ sơ do đó không cần chỉ mục đích, và đây cũng là cách dễ làm nhất dùng để lưu trữu hồ sơ, dễ hiểu và có thể nhanh chóng kiểm soát. Tuy nhiên chúng cũng có những nhược điểm như đó là nếu như có những tên thông dụng, có thể bị trùng nhau. Do đó chúng ta cần phải cẩn thận.

    [​IMG]
    Kho lưu trữ sạch sẽ​

    Giải pháp an toàn cho các phân loại hồ sơ theo thứ tự các chữ cái có thể được sửa đổi để bao gồm các chủ đề thay vì bao gồm các tên. Và điều nay cho chúng ta có thể lưu trữ được một hồ sơ theo một số những tiêu đề khác nhau vì việc phân loại theo các chữ cái có nhiều điều bất lợi nhất, khó khăn cho việc tìm kiếm. Do đó ở mỗi doanh nghiệp người ta thường chọn quy định một loại mã riêng biệt.

    Sắp xếp hồ sơ theo chủ đề, đây cũng là một biến thể của phương pháp phân loại theo thứ tự các chữ cái trong đó các tài liệu được sắp xếp theo phân loại của tiêu đề chủ đề. Đây cũng là cách mà Công ty dịch vụ cho thuê kho lưu trữ thường sử dụng. Chẳng hạn như bảo hiểm hoặc bất động sản,..

    [​IMG]
    Sắp xếp hồ sơ​

    Đối với phương pháp này thường phân loại theo chủ đề dễ dàng và tiện lợi trong việc mở rọng, nó cũng mang lại cho bạn một phương pháp hữu ích khi các chủ đề được xác định rõ ràng nhất. Và chúng cũng có khó khăn như đó là vấn đề thiết lập đủ những loại thích hợp, thường đòi hỏi rất nhiều tham chiếu qua lại và đôi khi chỉ cẩn có một mục phức tạp.

    VINAMOVES - CHO THUÊ KHO LƯU TRỮ HỒ SƠ
    Địa chỉ: B6 Khu biệt thự Thanh Đa, Phường 27, Quận Bình Thạnh, Tp.HCM
    Tel: 08-62589547 – 08-62589548
    Fax: 08-35562975