Nhân viên văn phòng không phải là chân… sai vặt

Thảo luận trong 'Tuyển Dụng Việc Làm' bắt đầu bởi careehello, 4/10/16.

  1. careehello

    careehello Member

    Tham gia ngày:
    23/2/16
    Bài viết:
    482
    Điểm thành tích:
    16
    Giới tính:
    Nam
    Đa số các nhân viên văn phòng hiện nay chỉ biết đánh máy, in ấn những tài liệu có sẵn, mua sắm văn phòng phẩm... mà không biết hoạch định những công việc của văn phòng. Khi được yêu cầu tổ chức một cuộc hội thảo, họ hết sức lúng túng, thụ động và không làm được.
    Hàng nghìn việc làm hấp dẫn, mức lương trên 1000 usd tại: https://www.careerlink.vn/tim-viec-lam-tai/can-tho/CT

    Từng phối hợp với Thời báo Kinh tế Sài Gòn nghiên cứu về hệ thống nhân sự ở 100 doanh nghiệp ở VN, từng tư vấn tái cấu trúc nhân sự cho nhiều công ty có tiếng như Vinausteel, bút bi Thiên Long, dệt Thành Công... ông Nguyễn Ngọc Chiến - Giám đốc Công ty Tư vấn phát triển nguồn nhân lực BBC, rất bức xúc về vấn đề bố trí và sử dụng nhân sự trong các doanh nghiệp, đặc biệt là đội ngũ nhân viên văn phòng (NVVP).

    Ông Chiến dẫn ví dụ cụ thể để so sánh: đối với NVVP không chuyên nghiệp, khi sếp yêu cầu đánh máy một văn bản để gửi đi, cô ta (hoặc anh ta) thường chờ sếp viết nháp rồi gõ lại nguyên xi, rồi đưa lại cho sếp sửa, sửa đến khi nào sếp thấy ưng ý thì thôi. Trong trường hợp sếp bận, không viết nháp được, cô ta thụ động chờ, sếp hỏi thì nói “em không hiểu, nên không dám làm”, hoặc “tại máy hư, em chưa làm được”.

    Ngược lại, nếu là NVVP chuyên nghiệp thì chỉ cần sếp nói nội dung sự việc là đã có thể tổng hợp viết được một văn bản hoàn chỉnh, phải bôi đỏ, bôi vàng vào những điểm cần lưu ý để trao đổi với sếp hoàn chỉnh văn bản.

    Một ví dụ khác: khi sếp đi vắng, có người gọi đến, NVVP không chuyên nghiệp sẽ báo “sếp đi vắng” rồi cúp máy, hoặc thêm câu “ông có để lại lời nhắn gì không?”. Một NVVP chuyên nghiệp thì khác, sẽ đề nghị khách cho biết có yêu cầu gì để có thể “áng chừng” một thời điểm thích hợp cho một cuộc gặp gỡ với sếp, chuẩn bị được các tài liệu cần thiết để trình với sếp về vấn đề khách sẽ đề cập...

    Như vậy, NVVP chuyên nghiệp là người hoạch định được công việc và hoàn thành hiệu quả công việc, không đổ lỗi cho hoàn cảnh, hiểu, chia sẻ được công việc với sếp. Họ biết phạm vi quyền hạn của mình đến đâu và làm tốt trong phạm vi đó.

    Xin ông cho biết xu hướng tuyển dụng NVVP hiện nay?

    Xu hướng hiện nay là “lợi người, tiện việc”, tức là NVVP phải đa năng. Không ai thích tuyển 2-3 người vào làm 2-3 phần việc gần như nhau, mỗi người làm một kiểu để rồi phải trả 2-3 suất lương. Hiện nay, các doanh nghiệp thường tuyển NVVP làm được nhiều việc: thư ký, văn thư, nhân sự, quan hệ đối ngoại, có một ít kiến thức về kế toán, kinh doanh, tiếp thị...

    Nói đơn giản, NVVP phải là trợ thủ của nhà quản lý, phải giúp việc được cho nhà quản lý.

    Một yêu cầu khác đối với NVVP là phải giỏi kỹ năng thực hành để làm việc hiệu quả.

    Hiện nay, tốc bộ phát triển mọi mặt được tính từng ngày, từng giờ nên tính sáng tạo, linh hoạt của NVVP cũng là một đòi hỏi bức thiết. NVVP không thể là những người làm việc máy móc, cứng nhắc.

    Như vậy, một NVVP "chuẩn" hiện nay là người như thế nào, theo ông?

    Họ là người “đa năng” như tôi đã nói trên. Ngoài những kỹ năng không thể thiếu như soạn thảo văn bản, văn thư lưu trữ, tổ chức hội nghị - hội thảo... họ còn cần thêm các kỹ năng, phát triển cá nhân (như biết cách học hỏi, lắng nghe, biết xác định mục tiêu để hành động, tư duy sáng tạo, quan hệ - giao tiếp, đối nội - đối ngoại...) và các kỹ năng phối hợp với đồng sự để đạt hiệu quả chung.

    Nguồn: http://www.dantri.com.vn/