Hồ Chí Minh Quy trình thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ đúng chuẩn

Thảo luận trong 'Chợ Linh Tinh' bắt đầu bởi quangkhai77, 26/8/16.

  1. quangkhai77

    quangkhai77 Member

    Tham gia ngày:
    20/8/16
    Bài viết:
    41
    Điểm thành tích:
    6
    Giới tính:
    Nam
    Công tác lưu trữ hồ sơ là công việc không thể thiếu đối với tất cả các loại hình doanh nghiệp cũng như về quy mô kinh doanh, là doanh nghiệp nhỏ bạn có thể lưu hồ sơ trong một cái kệ hoặc một tủ hồ sơ nào đó, nếu là doanh nghiệp với quy mô lớn hơn có thể là sẽ xây dụng một phòng kho để tự lưu trữ và quản lý còn nếu có nhu cầu lưu trữ có thể sẽ tìm đến những dịch vụ cho thuê kho lưu trữ hồ sơ chứng từ để đáp ứng nhu cầu.

    [​IMG]
    Nơi lưu trữ sạch sẽ​

    Cho nên có thể nói bất cứ doanh nghiệp nào cùng đề sẽ thực hiện các công việc về lưu trữ hồ sơ, số lượng chứng từ hồ sơ nhỏ có thể quản lý tùy hứng không cần chú tâm nhiều nhưng nếu số lượng thì việc lưu trữ hồ sơ cần tuân thủ theo một vài phương pháp thì may ra sẽ giúp bạn có thể quản lý hiệu quả. Thì như mọi người thường nói tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động, loại hình hồ sơ mà sẽ có những phương pháp lưu hồ sơ khác biệt. Tuy nhiên dù là lưu trữ hồ sơ theo phương pháp nào đi chằng nữa thì bạn vẫn sẽ cần đến những dụng cụ hổ trợ cơ bản như giấy ghi chú, hộp đựng hồ sơ, kẹp giấy, bìa đựng hồ sơ...

    [​IMG]
    Sắp xếp khoa học​

    Trước khi tiến hành sắp xếp lưu chứng từ bạn cần phải phân loại chúng một cách rõ ràng, phương thức phân loại hồ sơ thì chắc chỉ bạn mới có thể nắm rõ có thể phân loại hồ sơ theo quý, theo tháng, theo chủ đề như hồ báo cáo, kế toán, quản cáo, hợp đồng, hồ sơ nhân viên, thành viên công ty... Phân loại từng mục riêng lẻ trước khi sắp xếp chứng vào kệ, bạn có thể để cùng khu vực kệ với một vài loại chứng từ khác nhau nhưng na ná gần giống nhau mà bạn nhắm chừng có thể quản lý chứng hiệu quả.

    Sau khi đã phân loại bạn hãy sắp xếp số hồ sơ theo một phương pháp nào đó mà bạn cho là hợp lý nhất như lưu trữ hồ sơ theo chủng loại, theo thời gian, theo mẫu tự chữ cái hoặc theo tính chất của loại hồ sơ…

    VINAMOVES - CHO THUÊ KHO LƯU TRỮ HỒ SƠ
    Địa chỉ: B6 Khu biệt thự Thanh Đa, Phường 27, Quận Bình Thạnh, Tp.HCM
    Tel: 08-62589547 – 08-62589548
    Fax: 08-35562975